為何貨運承攬業者應以電子郵件確認貨主的變更指示

概要

在貨運承攬實務中，貨主常會提出變更指示，例如變更納品地、變更配送日期、訂正B/L內容、切換為Surrendered B/L、安排貨物保險、變更通關資訊或其他出貨條件。

變更指示並不是單純的事務聯絡。它可能改變原本的報價條件、Booking內容、配送條件、B/L資訊、保險狀態及責任分配。

如果這類指示只透過電話或口頭處理，日後可能就追加費用、交貨延誤、誤配送、B/L記載錯誤、貨物保險未安排或責任範圍產生爭議。

本文說明貨運承攬業者在接收貨主變更指示時，為何需要留下電子郵件紀錄、哪些指示必須以書面確認，以及貨運承攬業者在日常實務中應如何處理。

變更指示是一項新的合意

貨主提出的變更指示，往往不只是簡單通知。很多情況下，它會成為變更原報價、Booking安排、配送條件、B/L內容或保險安排的新合意。

例如，納品地一旦變更，配送距離、車輛條件、受入時間、待機費及再配送費都可能改變。若B/L上的Consignee變更，則可能影響貨物交付、付款結算、貨物保險請求權及代位求償。

換言之，變更指示並不是「稍微修改一下」的作業，而是可能改變費用與責任前提的行為。

因此，變更指示不應只以電話處理，而應透過電子郵件或其他書面方式留下紀錄。

應以電子郵件確認的變更指示

並非所有聯絡都需要寫成長篇電子郵件。但是，以下類型的變更指示，應一律以電子郵件或書面確認：

• 納品地變更。
• 納品日或納品時間變更。
• 配送方式或車輛條件變更。
• B/L上的Shipper、Consignee或Notify Party變更。
• 切換為Surrendered B/L或Sea Waybill。
• 通關名義或進口者名義變更。
• 品名、數量、重量、價格或原產地資訊變更。
• 貨物保險安排指示，或不需要貨物保險的指示。
• 危險品或溫度管理貨物相關條件變更。
• 緊急安排、預定本船變更或改用航空運輸。
• 包裝方法、積付方法或貨物取扱條件變更。

這些事項在日後發生問題時，容易成為爭議焦點。核心問題會是：誰作出指示、在何種條件下作出變更。

為何變更指示應以電子郵件保存

將變更指示以電子郵件保存，目的不只是公司內部管理。

如果發生貨物事故或追加費用爭議，貨主、保險公司、承運人、NVOCC、律師或其他相關方，可能會確認事故或費用發生前曾有哪些指示。

此時，重要的不是負責人的記憶，而是電子郵件、報價書、Booking Confirmation、B/L草稿、書面指示及公司內部紀錄等客觀資料。

如果有電子郵件紀錄，貨運承攬業者就比較容易說明：該變更是依貨主指示進行、追加費用的可能性已事前通知，或並未收到正式的貨物保險安排指示。

相反地，如果沒有紀錄，就容易變成「我說過」與「我沒聽過」之間的爭執，貨運承攬業者的說明力也會變弱。

納品地變更時容易出現的問題

納品地變更是貨運承攬實務中常見的變更指示。

但是，納品地一旦變更，不只是配送距離改變，車輛限制、卸貨條件、受入時間、堆高機有無、待機費、持回費及再配送費也可能改變。

如果只是電話中被告知「請改納品地」就直接安排，日後追加費用發生時，貨主可能會說：「沒有聽說費用會差這麼多。」

收到納品地變更指示時，應以電子郵件確認變更後地址、希望納品日、受入時間、車輛條件、卸貨條件及追加費用可能性。

B/L訂正與Surrendered B/L切換應特別慎重

B/L訂正或切換為Surrendered B/L，不應只依口頭指示處理。

B/L上的Shipper、Consignee、Notify Party、品名、數量、船積日、Freight表示及Surrender表示，可能影響貨物交付、L/C結算、D/O交換、貨物保險請求及代位求償。

特別是Consignee或Notify Party的變更，並不只是單純的表示修正，而是涉及貨物受領權限及通知對象的重要事項。

B/L訂正時，貨運承攬業者應以電子郵件收取貨主的訂正內容，將訂正後的B/L草稿交由貨主再次確認，並在取得承認後再進行發行或訂正。

如果只是依照電話中聽到的內容進行訂正，日後發生貨物交付爭議或事故後問題時，風險非常高。

貨物保險相關變更指示

與貨物保險有關的變更指示，也必須以電子郵件確認。

如果保險金額、被保險人、運輸區間、保險條件、船積日或貨物內容發生變更，付保內容可能受到影響。

如果貨主表示不需要貨物保險，也應以電子郵件留下紀錄。

這一點很重要。因為事故發生後，貨主可能會主張：「我以為保險已經安排了」或「我沒有說不要保險」。

可使用以下表達：

“We understand that cargo insurance is not required for this shipment based on your instruction.”

另一個可使用的表達是：

“As of this email, we have not received any formal instruction to arrange cargo insurance for this shipment.”

急件也不可省略電子郵件確認

在急件中，貨主有時會說：「請先動，電子郵件之後再補。」

即使如此，貨運承攬業者也應由自己這一方先發出簡短確認郵件。

例如：

“Based on our telephone conversation, we will start the arrangement under the details below. Please contact us immediately if any of the following details are incorrect.”

這樣至少可以記錄貨運承攬業者是基於何種理解開始安排。

越是急件，費用與責任範圍越容易變得曖昧。正確的做法不是因為很急就省略紀錄，而是因為很急，所以更要留下簡短書面紀錄。

寄給貨主的確認郵件範例

收到貨主變更指示時，以下電子郵件表達在實務上可以使用：

“Regarding the instruction given by telephone, we will proceed with the change arrangement based on the details below. Please contact us immediately if there is any discrepancy.”

“Please note that this change may result in additional costs, schedule change, vehicle change, waiting charges or other re-arrangement charges. Any such costs shall be charged separately as actual costs when incurred.”

“We have received your instruction to correct the B/L as stated below. Please review the revised draft and reply with your approval if there is no issue.”

“As of this email, we have not received any formal instruction to arrange cargo insurance. If insurance arrangement is required, please provide the insured amount, insured party, transport section and insurance conditions.”

這些郵件不需要很長。重要的是，將變更內容與相關風險簡短留下紀錄。

英文確認用語

從海外貨主或海外代理店收到變更指示時，可以使用以下英文表達。

一般變更指示：

“As instructed, we will proceed with the change based on the details below. Please confirm immediately if any of the following details are incorrect.”

說明可能發生追加費用時：

“Please note that any additional costs, delay, re-arrangement charges, waiting charges, storage, demurrage or detention arising from this change shall be charged separately at actual cost.”

B/L訂正時：

“Please review the revised B/L draft carefully and confirm your approval before issuance. We will proceed based on your written confirmation.”

貨物保險相關確認：

“Cargo insurance is not included unless we receive your written instruction with the required details for insurance arrangement.”

變更指示郵件在事故後如何發揮作用

如果發生貨物事故或追加費用爭議，變更指示郵件會成為重要的防禦資料。

例如，若依貨主指示變更納品地，結果發生小型車轉運費或待機費，確認變更及追加費用可能性的電子郵件，有助於說明為何該費用應由貨主負擔。

如果依貨主指示變更B/L上的Consignee，之後發生貨物交付爭議，電子郵件紀錄可用來說明是誰指示進行該變更。

關於貨物保險，如果貨主以電子郵件回覆不需要保險，貨運承攬業者就可以降低日後圍繞保險未安排的爭議風險。

變更指示郵件不是單純的事務聯絡。事故發生後，它會成為說明貨運承攬業者依誰的指示、在何種範圍內承擔業務的重要證據。

貨運承攬公司應建立的內部規則

如果變更指示的處理完全交由個別負責人判斷，案件之間的做法會出現差異。

貨運承攬公司應建立內部規則，規定重要變更指示必須以電子郵件確認，包括：

• B/L訂正。
• Consignee或Notify Party變更。
• 切換為Surrendered B/L或Sea Waybill。
• 納品地變更。
• 配送日期或時間變更。
• 貨物保險安排指示，或不需要保險的指示。
• 危險品或溫度管理貨物條件變更。
• 通關名義或進口者名義變更。
• 可能產生追加費用的任何變更。

對於涉及重要文件，或一定金額以上追加費用的變更，也可以規定必須取得管理職承認，而不是由一線負責人單獨判斷。

案例：僅依口頭指示訂正B/L而發生爭議

某出口案件中，貨主以電話聯絡貨運承攬業者，要求變更B/L上的Consignee。負責人判斷該案件緊急，沒有取得電子郵件確認，就直接進行B/L訂正。

之後，貨物在目的地依訂正後的B/L交付。但是，日後貨主公司內部認為該名義變更並未經正式承認，因而發生問題。

貨運承攬業者說明，自己是依貨主負責人的電話指示進行訂正。但是，並沒有確認該指示的電子郵件，也沒有訂正後B/L草稿的承認郵件。

結果，雖然貨運承攬業者的法律責任並未立即確定，但仍花費大量時間處理與貨主的關係、公司內部說明及目的地側協調。

在此案例中，如果貨運承攬業者在電話後寄出以下郵件，就能大幅減少爭議：

“We understand that you instructed us to change the Consignee as stated below. Please review the revised draft and reply with your approval.”

重點整理

貨主的變更指示不是單純的臨時聯絡，而是可能改變原本安排條件與責任範圍的重要指示。

納品地、B/L內容、貨物保險、通關名義、配送條件及其他重要事項的變更，應一律以電子郵件或書面留下紀錄。

如果變更指示有電子郵件紀錄，在追加費用、貨物事故、貨物交付、保險未安排及代位求償等爭議中，都會成為重要的說明資料。

目的不是懷疑貨主，而是將貨主的指示轉換成日後可以說明的形式。

對貨運承攬業者而言，這是最基本且實用的風險管理措施之一。