沒有基本服務契約的貨主應如何往來

概要

在貨運承攬實務中，貨運承攬業者與貨主之間，有時並未簽訂正式的基本服務契約或主交易契約，而是僅透過報價書、電子郵件、Booking依賴及請求書來進行交易。

這種情況並不少見。Spot案件、小規模貨主、介紹案件、急件，以及透過海外代理店進行的案件，都可能在基本契約尚未整備前就先開始實務操作。

但是，如果沒有基本服務契約，一旦發生貨損、追加費用、交貨延誤、貨物保險未安排，或B/L相關問題，就會較難說明責任範圍與費用負擔。

本文說明貨運承攬業者在與沒有基本服務契約的貨主往來時，應如何透過報價書、電子郵件、標準交易條款、FCR、貨物保險確認及追加費用條款，建立最低限度的防禦線。

沒有基本契約本身並不罕見

在國際物流現場，並不是每一位貨主都能在開始交易前先簽訂正式的基本服務契約。

例如既有客戶介紹的案件、單發運輸、急件、展覽會貨物、樣品運輸、小口進口等，常常是先進行報價及安排，契約文件反而在後面才被討論。

因此，單純說「沒有契約書就不應交易」並不現實。

重要的是，即使沒有基本服務契約，也應透過報價書、電子郵件、標準交易條款、FCR、指示確認及公司內部紀錄，盡可能明確費用範圍與責任範圍。

沒有基本服務契約時容易發生的問題

如果沒有基本服務契約，事故或追加費用發生後，容易出現以下爭議：

• 報價中包含的費用與另計費用之間的爭議。
• Demurrage、Detention、保管費、檢查費由誰負擔的爭議。
• 貨物保險是否已安排的爭議。
• 貨運承攬業者是承擔承運人責任，還是僅限於安排者責任的爭議。
• 交貨延誤或間接損害的請求。
• B/L訂正、Surrendered B/L、Sea Waybill切換相關責任爭議。
• 包裝不充分或貨物資訊不足相關責任爭議。
• FCR發行後，貨物受領範圍與責任開始點的爭議。

沒有基本契約時，這些論點只能從個別電子郵件、報價書、FCR及標準交易條款中判斷。因此，日常紀錄的保存方式非常重要。

將報價書作為契約條件的入口

與沒有基本服務契約的貨主交易時，報價書就是交易條件的入口。

報價書不應只記載金額。它還應明確記載運輸區間、費用範圍、實費另計、有効期限、貨物保險有無、追加費用條件，以及適用條款或標準交易條款。

例如，“Cargo insurance is not included in this quotation.” 或 “Customs inspection charges, storage charges, demurrage, detention and additional costs caused by delivery site circumstances shall be charged separately as actual costs.” 這類記載，在日後發生爭議時，可以成為重要的說明資料。

在沒有正式契約的情況下，報價書不是單純的價格表，而是防禦文件。

沒有基本服務契約時應活用標準交易條款

如果沒有基本服務契約，貨運承攬業者應積極活用標準交易條款。

與所有貨主逐一協商並簽訂個別契約，並不現實。但是，如果在未提示任何條件的情況下接受業務，事故發生後，責任範圍、免責、責任限制、請求期限及追加費用規則，都可能需要從零開始交涉。

因此，至少應由公司整備標準交易條款，並透過報價書、Booking Confirmation、FCR、電子郵件、網站掲載或PDF附件等方式，使貨主可以確認。

特別是對NVOCC Club會員及獨立系貨運承攬業者而言，FCR的發行與標準交易條款的提示，是重要的防禦措施。FCR可以顯示貨物受領事實及責任開始點。若與背面條款或標準交易條款結合，也能整理貨運承攬業者的責任範圍。

如果有標準交易條款，事故發生時較容易說明「承擔到何種範圍的責任」、「哪些損害被免責或受限制」、「請求期限如何計算」、「間接損害或延誤損害如何處理」。

相反地，如果標準交易條款與FCR都沒有提示，就會不清楚貨運承攬業者是以何種立場受領貨物，以及究竟承擔到何種責任。

使用FCR時的實務意義

FCR，即Forwarder’s Cargo Receipt，是表示貨運承攬業者已受領貨物的文件。它可用於國內集貨、倉庫搬入、CFS搬入前後、從下請運送公司受領貨物，或指定倉庫開始保管等場面。

如果沒有基本服務契約，FCR會成為顯示貨運承攬業者在何時、何地、以何種外觀狀態受領貨物的重要紀錄。

透過在FCR中納入標準交易條款，貨運承攬業者可以更容易說明貨物受領後的責任範圍、免責、責任限制、請求期限及貨主資訊提供義務。

例如，即使沒有與貨主簽訂個別契約，如果在FCR發行時已提示標準交易條款，事故後在說明賠償責任限額及請求期限時，也能有一定依據。

FCR不是單純的收據。在沒有正式契約的交易中，它是將貨物受領事實與標準交易條款連結起來的實務防禦資料。

用電子郵件留下合意內容

沒有正式契約的交易中，電子郵件非常重要。

貨主的依賴內容、報價承認、Booking指示、B/L資訊、納品地、貨物保險有無、追加費用承認、變更指示等，應盡可能以電子郵件保存。

即使是透過電話或口頭收到指示，也應以電子郵件確認，例如：“Based on our telephone conversation, we will proceed under the following conditions.” 這樣至少可以記錄貨運承攬業者的理解。

在沒有契約書的情況下，電子郵件的累積實質上會成為交易條件。

明示適用條款

即使沒有基本服務契約，貨運承攬業者也應在報價書或電子郵件中明示適用其標準交易條款或約款。

例如，可記載 “Our standard trading conditions shall apply to this transaction.” 或 “This shipment shall be handled in accordance with our standard terms and conditions.”

但是，僅僅在公司內部持有條款並不夠。沒有提示給貨主的條款，或貨主無法知道在哪裡確認的條款，日後容易成為爭議。

應透過報價書、電子郵件、FCR、網站掲載頁面或PDF附件等方式，使貨主可以確認條款內容。

貨物保險確認不可或缺

與沒有基本契約的貨主交易時，最危險的問題之一，是對貨物保險的認識不一致。

貨主可能認為，只要委託貨運承攬業者安排運輸，保險也自然包含在內。另一方面，貨運承攬業者則可能認為，並未收到任何保險安排指示。

這種認識差異，在貨物損害發生後會成為重大爭議。

因此，報價書或電子郵件中應明確記載以下內容：

• “Cargo insurance is not included.”
• “If cargo insurance arrangement is required, please instruct us separately.”
• “Cargo insurance is to be arranged by the shipper.”

即使是不安排保險這一點，也必須留下紀錄。

不要讓追加費用條件曖昧

在沒有基本契約的交易中，追加費用條件容易變得曖昧。

海關檢查費、保管費、Demurrage、Detention、因納品地因素造成的待機費、再配送費、小型車轉運費、假日配送費等，都是發生時容易與貨主爭執的費用。

報價書或電子郵件中，應明確記載這些費用在發生時按實費另計。

特別是進口案件中，通關延誤、D/O交換延誤、納品地因素、free time超過等，都容易產生追加費用，因此事前說明不可或缺。

不要不小心擴大責任範圍

在沒有正式契約的情況下，貨運承攬業者可能因電子郵件或口頭表達，而不小心承擔過大的責任。

例如，“we will take full responsibility,” “we will handle everything if anything happens,” 或 “we guarantee delivery without problems” 這類表達應避免使用。

貨運承攬業者可以安排運輸、通關、國內配送及文件作業。但是，貨運承攬業者並不保證船公司、CFS、海關、配送公司、納品地、貨主包裝或貨主提供資訊等所有事項。

沒有正式契約的交易中，尤其要注意不要透過不慎的電子郵件文字擴大自身責任範圍。

開始交易前最低限度應確認的事項

即使沒有基本服務契約，貨運承攬業者也應在開始交易前確認至少以下事項：

• 貨主的正式名稱、所在地及負責人。
• 請求對象及付款條件。
• 貨物內容、價格及危險品該當性。
• 運輸區間及納品條件。
• 通關名義及進口者名義。
• 貨物保險是否安排。
• 追加費用的負擔條件。
• 適用條款或標準交易條款。
• 是否發行FCR。
• 變更指示的受理方法。
• 是否涉及高價貨物、特殊貨物或溫度管理貨物。

如果未確認這些事項就開始安排，事故發生或付款延遲時，處理會變得困難。

Spot案件更需要留下紀錄

如果是持續交易的貨主，有些事項可以透過過去往來及既有運用實績補充判斷。

相對地，在spot案件或首次交易中，貨運承攬業者可能不了解貨主的實務熟練度、付款態度、貨物性質、保險認識及對追加費用的理解。

因此，spot案件更需要清楚保存報價條件、貨物保險有無、追加費用、付款條件、納品條件及標準交易條款的適用。

正確的想法不是「只是一票貨，簡單處理就好」。而是「正因為只是一票貨，更要留下紀錄」。

案例：沒有基本契約而發生貨物保險未安排爭議

某一spot進口案件中，貨主委託貨運承攬業者一併安排海上運輸、進口通關及國內配送。雙方沒有基本服務契約，僅透過報價書及電子郵件進行安排。

報價書中列有海上運費、D/O Fee、通關費及國內配送費。但是，關於貨物保險沒有任何記載。

貨物到達後，在devanning時發現損傷。貨主主張，既然委託的是一整套運輸安排，貨物保險理應自然包含在內。

貨運承攬業者說明，並未收到貨物保險安排指示。但是，沒有任何報價條件或電子郵件紀錄清楚記載貨物保險未安排。

結果，雖然法律責任並未立即確定，但該爭議對客戶溝通、損害負擔交涉及今後交易產生了重大影響。

在這個案例中，如果報價書中記載 “Cargo insurance is not included. If cargo insurance arrangement is required, please instruct us separately.”，並取得貨主確認不需要保險或另行安排保險，就可以大幅減少爭點。

案例：FCR與標準交易條款成為防禦資料

另一件國內集貨案件中，貨運承攬業者與貨主之間沒有基本服務契約。但是，貨運承攬業者在貨物受領時發行FCR，並在FCR上明確記載適用標準交易條款。

之後，貨物發現損傷，貨主提出損害賠償請求。可能原因包括運輸中取扱、包裝不充分、貨主側出貨前狀態等，短時間內無法立即確定。

此時，FCR使貨運承攬業者能確認自己是在何時、以何種外觀狀態受領貨物。同時，由於已提示標準交易條款，貨運承攬業者也有依據說明責任限制、免責及請求期限。

最終，案件並未以貨運承攬業者全面負責的方式處理，而是在整理證據關係及責任範圍後進行交涉。

在這個案例中，重要的不只是沒有基本服務契約，而是即使沒有契約，貨運承攬業者仍透過FCR及標準交易條款建立了最低限度的防禦線。

應考慮簽訂基本服務契約的時機

一開始就與所有貨主簽訂基本服務契約，可能並不容易。

但是，如果交易變成持續性交易、取扱金額變大、涉及高價貨物或危險品、立替金或墊付款增加，或容易發生事故及追加費用的案件，就應考慮簽訂基本服務契約。

如果某貨主過去曾因費用負擔或責任範圍發生爭議，下一次交易前也應先整理交易條件。

契約書並不只是形式文件，而是減少雙方認識差異的實務文件。

重點整理

與沒有基本服務契約的貨主交易，在貨運承攬實務中並不罕見。

但是，在沒有正式契約的情況下，報價書、電子郵件、標準交易條款、FCR、貨物保險確認及追加費用條款，會變得特別重要。

問題不在於沒有契約本身。真正的問題是，費用範圍、責任範圍、貨物保險狀態、變更指示、追加費用及標準交易條款適用，完全沒有留下紀錄。

貨運承攬業者應將報價書、電子郵件、標準交易條款及FCR視為沒有正式契約交易中的防禦資料。這些紀錄能在事故或費用爭議發生時，幫助貨運承攬業者說明自身立場。