為什麼日本貨運代理會寫「實費另行收取」

在日本貨運代理提出的報價單中，海外貨主或代理常會看到 「實費另行收取」、「按實際發生費用另行請求」、“actual costs charged separately” 或 “out-of-pocket expenses to be charged separately” 等表述。

這類文字通常不是指貨運代理可以在事後任意追加利潤。於日本貨運實務中，它主要是用來說明：某些費用在報價階段無法確定是否會發生、金額也無法事先固定，因此若實際發生，將依實際金額另行收取。

對於處理日本進口貨物的海外貨運代理、出口商與收貨人而言，理解這項條件非常重要。若未正確理解，日後可能因海關查驗費、倉儲費、Demurrage、Detention、等候費、再配送費、當地費用及其他未包含於原報價內的費用而發生爭議。

「實費另行收取」是什麼意思

「實費另行收取」是指某些費用未包含在報價金額內，若實際發生，將依實際產生的金額另行請求。

在國際物流中，有些費用在製作報價時相對容易估算。例如海運費、CFS 費用、D/O 費、報關費、預定的日本國內配送費等。

但也有一些費用無法在報價時事先固定。這些費用可能取決於海關指示、碼頭壅塞、船公司安排、配送地條件、查驗要求、收貨人準備情況或突發作業延誤。

因此，日本貨運代理通常會將可預測的固定費用，與不確定費用或第三方費用分開處理。後者若實際發生，便以實費另行收取。

為什麼日本貨運代理需要寫明這項條件

最主要的目的，是避免日後發生費用負擔爭議。

如果報價單沒有清楚寫明哪些費用屬於另行收取，貨主或收貨人可能會認為報價金額已包含所有費用。之後若發生海關查驗費、倉儲費或等候費，客戶可能會主張這些費用應已包含在原本報價中。

從貨運代理的角度來看，這是一項風險。許多此類費用並非由貨運代理控制，而是由海關、船公司、碼頭、CFS、卡車公司、倉庫、查驗機關或配送地實際情況所造成。

因此，在日本實務中，「實費另行收取」不只是請款條件，也是風險管理條款，用來表示某些不確定費用並不包含在固定報價中。

通常會作為實費另行收取的費用

具體項目會依貨物、航線、契約與作業條件而不同，但下列費用通常會被列為另行收取的實費：

• 海關查驗費用；
• 查驗立會費；
• 查驗所需的拆箱與重新包裝費；
• 倉儲費；
• Demurrage；
• Detention；
• 碼頭或 CFS storage；
• 卡車等候費；
• 再配送費；
• 配送失敗或持回費用；
• 假日、清晨或夜間配送附加費；
• 因收貨人配送條件造成的追加作業費；
• 車型變更或小型車轉運費；
• 船公司費用變動；
• 起運地或目的地當地費用；
• 政府機關查驗或監管對應費用。

這些費用多半是由外部單位或實際作業情況造成，並非貨運代理在報價階段一定能預測或吸收的費用。

只寫「實費另行收取」並不夠

在報價單上只寫「實費另行收取」，有時仍然不夠清楚。

從客戶角度來看，他們可能仍不清楚哪些費用不包含在內，以及在什麼情況下會發生。對不熟悉日本進口實務、海關查驗、港口作業或配送地規則的海外貨主而言，尤其容易產生誤解。

較清楚的報價方式，是盡可能具體列明主要排除項目。例如：

Customs inspection fees, storage charges, demurrage, detention, waiting charges, re-delivery charges and additional costs caused by consignee, customs, carrier, terminal or delivery-site requirements shall be charged separately at actual cost.

這類寫法比單純寫「actual cost separately」更清楚。它有助於雙方理解哪些費用包含在報價內，哪些費用不包含在報價內。

與報價有效期限的關係

「實費另行收取」也與報價有效期限有關。

船公司費用、匯率、碼頭費用、燃油相關附加費及海外當地費用，可能在報價日與實際出貨日之間發生變動。如果客戶在報價有效期限過後才正式委託，原報價金額未必能繼續適用。

因此，日本報價單中常會加入「有效期限後需重新報價」或「船公司費用、匯率、當地費用變動部分按實費另行收取」等文字。

這不只是針對突發追加費用，也是為了管理報價階段與實際出貨階段之間的費用變動風險。

與貨運代理責任範圍的關係

實費另行收取不只是價格問題，也與貨運代理的責任範圍有關。

例如，卡車到達收貨人指定地點後，現場沒有準備堆高機，導致卡車長時間等待。此時卡車公司可能收取等候費。如果報價單中已寫明，因配送地條件造成的等候費另行按實費收取，貨運代理便較容易說明為何該費用不包含在原本的配送費中。

若沒有這樣的記載，客戶可能會主張國內配送費已包含所有配送相關費用。即使原因並非貨運代理造成，也可能產生爭議。

因此，對日本貨運代理而言，這項條件有助於釐清由海關、船公司、碼頭、收貨人、配送地或其他第三方造成的費用，應由哪一方負擔。

向客戶說明時的注意點

在向客戶說明這項條件時，貨運代理應避免讓對方覺得「之後什麼費用都可以再收」。

重點不是建立一個可以任意追加請款的空白授權，而是說明第三方費用與不可預測費用若實際發生，將以透明方式按實費精算。

實務上可以這樣說明：

This quotation includes the normal costs expected at the quotation stage. However, customs inspection fees, storage charges, demurrage, detention, waiting charges, re-delivery charges and other costs that cannot be confirmed in advance will be charged separately at actual cost if they arise.

這類說法同時說明原因與例子，對貨主與海外代理而言更容易理解。

英文報價中的表述例

向海外貨主、收貨人或代理提出報價時，可以使用下列表述：

Customs inspection fees, storage charges, demurrage, detention, waiting charges, re-delivery charges, and any additional costs arising from shipper’s, consignee’s, carrier’s, customs’ or terminal’s requirements shall be charged separately at actual cost.

較簡短的寫法如下：

Any unforeseen or third-party charges not included in this quotation shall be charged separately at actual cost.

不過，在可能的情況下，最好列明主要費用項目，而不是只使用籠統表述。具體例示可以減少誤解。

在貨損索賠與問題案件中的作用

這項文字在貨損索賠或作業問題發生時，也可能變得重要。

貨物發生損壞後，可能產生再配送費、檢品費、重新包裝費、臨時倉儲費或處分相關費用。這些費用是否包含在原報價中，可能成為爭議點。

例如，在進口 FCL 案件中，因報關延誤、文件不完整、海關查驗、或收貨人無法及時收貨而產生 Demurrage 或 Detention。此時，報價單上的費用條件會成為討論費用負擔時的重要資料。

如果報價單已清楚寫明 Demurrage、Detention、storage 及查驗相關費用按實費另行收取，就比較容易說明這些費用並未包含在原報價金額內。

案例：海關查驗費用引發的爭議

某日本貨運代理提出進口報價，內容包括海運費、D/O 費、報關費與日本國內配送費。報價單中沒有提到海關查驗費用。

進口申報後，日本海關指示查驗。結果產生查驗立會費、貨物移動費、拆箱與重新包裝費。貨運代理將這些費用作為實費向進口商請求。

進口商則主張，報價中已包含報關費，因此查驗對應也應包含在內。

但在實務上，通常的報關手續費與海關查驗所產生的作業費用並不是同一性質。查驗可能需要額外立會、人工作業、貨物搬移、卡車安排或倉儲，這些在報價階段不一定能預測。

如果原報價中已寫明海關查驗費、查驗立會費、拆箱、重新包裝及相關搬移費用按實費另行收取，事後向客戶說明就會容易得多。

重點整理

「實費另行收取」不是日本貨運代理用來在事後任意追加費用的表述。它是一項實務條件，用來區分固定報價費用，以及不確定、第三方或依實際情況發生的費用。

對海外貨運代理與貨主而言，重要的是確認哪些費用包含在報價中，哪些費用不包含，以及哪些費用若實際發生，可能會在事後另行請求。

對日本貨運代理而言，這項表述不應過於籠統。若案件相關，應明列海關查驗、倉儲費、Demurrage、Detention、等候費、再配送費及配送地條件造成的追加費用。

清楚的報價文字可以減少爭議，保護貨運代理的立場，也能幫助海外交易方理解日本貨運代理報價的結構。