僅依口頭指示行動的風險

概要

在貨運承攬實務中，貨運承攬業者有時會從貨主處以電話或口頭方式收到指示，並依該指示進行Booking、配送、通關、B/L訂正、納品日變更或其他安排。

在急件中，口頭指示有時難以完全避免。但是，如果貨運承攬業者僅依口頭指示行動，事後未以電子郵件或書面確認內容，便可能就追加費用、交貨延誤、誤配送、B/L錯誤、貨物保險未安排及責任範圍產生爭議。

本文說明貨運承攬業者僅依貨主口頭指示行動時會產生哪些風險，以及在實務上應如何留下紀錄。

口頭指示不會留下紀錄

口頭指示最大的問題，是事後無法確認客觀紀錄。

例如，貨主可能只是想表達「請儘快安排」，但貨運承攬業者可能理解為「可以使用最快但費用較高的方式安排」。貨主可能以為自己已經要求安排貨物保險，但如果負責人沒有清楚聽到或沒有記錄，事後將難以確認。

口頭指示也會使「誰、在何時、要求了什麼、以什麼條件要求」變得不明確。

如果日後發生事故或追加費用，爭議可能變成單純的「我說過」與「我沒聽過」之間的對立。在這種情況下，貨運承攬業者將難以說明自己的立場。

僅依口頭指示行動會使責任範圍變得不明確

如果貨運承攬業者僅依口頭指示行動，業務範圍與責任範圍容易變得不明確。

例如，貨主以電話表示「請直接送到納品地」，但該指示是否包含國內配送、指定時間配送、卸貨條件、堆高機安排、再配送費用，未必清楚。

同樣地，「保險也幫忙看一下」這類模糊表達，依情況可能有完全不同的意思。它可能是正式要求安排貨物保險，也可能只是要求確認是否需要保險。

僅有口頭指示時，日後很難證明貨主期待的是什麼，以及貨運承攬業者實際承擔了什麼。

追加費用爭議容易發生

口頭指示最常引發的問題之一，是追加費用。

如果貨主以電話表示「今天內要送達」，貨運承攬業者因此安排指定時間配送或專車，費用可能高於一般配送。

但是，如果事前未以電子郵件確認追加費用可能發生，貨主日後可能表示：「沒有聽說費用會這麼高。」

因納品地因素造成的待機費、再配送費、小型車轉運費、假日配送費及其他實費，也會產生同樣問題。

即使收到的是口頭指示，只要可能發生追加費用，貨運承攬業者就應以電子郵件確認條件。

B/L、通關與貨物保險指示尤其危險

如果指示涉及B/L、通關或貨物保險，僅依口頭指示行動尤其危險。

B/L上的Shipper、Consignee、Notify Party、品名、數量、船積日、Surrender狀態及Sea Waybill狀態，可能影響貨物交付、付款結算、貨物保險請求及代位求償。

在通關方面，品名、HS Code、原產地、用途、價格、進口者名義等資訊可能非常重要。如果只依口頭聽到的資訊進行申告，可能導致誤申告或追加確認。

在貨物保險方面，必須確認保險金額、運輸區間、保險條件、被保險人、船積日及貨物內容。僅以口頭說「請安排保險」為依據，可能缺少正式付保所需的資訊。

涉及B/L、通關及貨物保險的指示，應一律以電子郵件或書面確認。

口頭指示在事故後如何成為問題

貨物事故發生後，事故前的往來內容通常會被重新確認。

例如，即使貨主曾口頭表示「因為急件，簡易包裝即可」，如果沒有書面紀錄，事故後貨主可能不承認該指示。

同樣地，即使貨主曾以電話表示不需要貨物保險，事故後也可能主張「沒有人建議我安排保險」。

如果貨運承攬業者依口頭指示行動，卻無法證明該指示確實存在、內容明確，且已說明追加費用或相關風險，日後在整理責任時會處於較不利的位置。

收到口頭指示後的確認郵件

貨運承攬業者收到口頭指示後，應儘快發送確認郵件。

確認郵件中應簡潔記載收到的指示內容、將進行的安排、是否可能產生追加費用、仍未確認的事項，以及需要貨主確認的內容。

可使用以下表達：

“Based on your telephone instruction, we will proceed with the arrangement under the details below. Please note that any additional costs arising from this arrangement will be charged separately as actual costs.”

另一個範例是：

“We understand that you require delivery within today. As this may require time-specific delivery or special arrangement, additional costs may arise separately from ordinary delivery charges.”

關於貨物保險，可以使用以下表達：

“As of this email, we have not received any formal instruction to arrange cargo insurance. If cargo insurance arrangement is required, please provide the insured amount, transport section and insurance conditions.”

確認郵件不需要很長。重要的是，將口頭指示轉換成書面紀錄。

貨主急於處理時的應對

急件中，貨主有時會說：「先動，電子郵件之後再補。」

即使如此，貨運承攬業者也應至少留下最低限度的書面紀錄。

實務上，可以在電話後立即發送簡短郵件：

“For urgent handling, we will start the arrangement based on the details below. Please contact us immediately if any of the following details are incorrect.”

即使貨主沒有回覆，該郵件至少可以記錄貨運承攬業者在開始安排時，是基於何種理解行動。

急件更容易在日後產生爭議。正確做法不是因為急而省略紀錄，而是因為急，所以更應留下簡短確認郵件。

英文確認用語

從海外貨主或海外代理店透過電話或線上會議收到指示時，也應發送確認郵件。

一般確認表達如下：

“As discussed by phone, we will proceed with the arrangement based on the following instructions. Please let us know immediately if any of the details below are incorrect.”

說明追加費用可能性時，可以寫：

“Please note that any additional costs arising from urgent arrangement, waiting time, re-delivery, customs inspection, storage, demurrage or detention will be charged separately at actual cost.”

若需要限制貨運承攬業者立場，也可使用以下表達：

“We are proceeding based on your verbal instructions and the information currently available to us. Any change or discrepancy may result in additional costs or delay.”

即使是英文往來，也不應只寫“As discussed”就結束，而應在正文中留下具體指示內容。

公司內部應留下的紀錄

收到口頭指示時，除了寄給貨主的確認郵件外，公司內部紀錄也非常重要。

貨運承攬業者應記錄指示日期與時間、指示方負責人姓名、指示內容、是否已說明追加費用、未確認事項、公司內部判斷者，以及開始安排的時間。

對高價貨物、危險品、冷凍冷藏貨物、L/C交易、B/L訂正、貨物保險安排及納品地變更案件，這一點尤其重要。

在這類案件中，應記錄為何僅依口頭指示先行處理，以及由誰批准該判斷。

僅依賴負責人個人記憶是危險的。事故或索賠發生時，公司需要能夠對內對外說明的紀錄。

案例：電話指示變更納品地而發生爭議

某進口貨物配送前一天，貨主打電話給貨運承攬業者，要求變更納品地。負責人判斷案件緊急，未取得電子郵件確認，就將新的納品地通知配送公司。

但是，新的納品地無法讓大型車進入。現場必須將貨物轉至小型車，並重新配送。因此產生小型車轉運費、待機費及再配送費等追加費用。

貨運承攬業者向貨主請求追加費用時，貨主主張雖然有指示變更納品地，但並未聽說會產生追加費用。

貨運承攬業者方面雖有電話備忘錄，顯示貨主曾要求變更納品地，但沒有電子郵件紀錄可證明事前已說明追加費用可能性。

在此案例中，納品地變更本身是依貨主指示進行。但是，由於沒有記錄說明追加費用風險，費用負擔交涉變得困難。

如果貨運承攬業者在電話後立即寄出以下電子郵件，爭議即可大幅減少：

“Due to the delivery destination change, additional costs such as vehicle change, waiting charges or re-delivery costs may arise and will be charged separately as actual costs.”

收到口頭指示後的實務檢查表

收到口頭指示後，貨運承攬業者應迅速確認以下事項：

• 誰作出了指示。
• 何時收到該指示。
• 具體指示內容是什麼。
• 該指示是否會改變費用、船期或航班、配送條件、B/L內容、通關資訊或貨物保險。
• 是否可能發生追加費用。
• 開始安排前是否需要貨主承認。
• 是否應取得管理職承認。
• 是否已發送確認郵件。
• 是否已建立公司內部紀錄。

如果上述多項內容仍不清楚，貨運承攬業者不應僅依口頭指示行動。

重點整理

僅依口頭指示行動，是貨運承攬實務中的重大風險。

電話或口頭收到的指示，如果未轉換為書面紀錄，日後將無法確認內容，容易就追加費用、B/L內容、通關資訊、貨物保險及事故處理產生爭議。

涉及B/L訂正、通關資訊、貨物保險、納品地變更、急件安排及追加費用的指示，應一律以電子郵件或書面確認。

對貨運承攬業者而言，重要的不是完全拒絕口頭指示，而是在收到口頭指示後，立即發送確認郵件並留下公司內部紀錄。

這些紀錄會成為日後費用回收、責任範圍整理及貨物事故處理中的防禦資料。