相見積與資訊外洩風險

概要

在國際貨運承攬實務中，貨主有時會向多家貨運承攬業者取得報價。相見積本身是一般商業交易中常見的做法，目的在於比較費用、船期或航班、服務範圍、應對能力及實務處理能力。

但是，相見積存在兩個重要風險。第一，是貨運承攬業者為了製作報價而取得的貨主運輸資訊、供應商、買方、貨物內容、貨物價格、出貨時程等商業資訊，可能在預定範圍外外洩。第二，是某一家貨運承攬業者所設計的運輸路線、費用結構、當地安排方法等報價內容，可能透過貨主被另一家業者流用。

本文整理相見積中可能發生的資訊外洩風險與報價內容流用風險，並說明貨運承攬業者在提出報價前應確認的事項、最低限度應約定的條件、對反覆要求相見積貨主的應對方針，以及公司內部資訊管理規則。

相見積本身並不是不當行為

相見積本身並不是不適當的行為。對貨主而言，向多家公司取得報價，是確認運輸費用是否合理、服務範圍是否足夠、是否能配合納期的合理手段。

尤其是首次出貨、大型案件、高價貨物、特殊貨物、危險品、溫度管理貨物、三國間交易，或長期契約前的比較，貨主向多家貨運承攬業者詢價是自然的做法。

貨運承攬業者也常常是在報價可能被拿來與其他公司比較的前提下進行營業活動。

問題不在於比較本身。真正的問題是，在相見積過程中，貨主的高機密性商流資訊，或貨運承攬業者的運輸設計與營業 know-how，可能被不慎分享到不應分享的範圍。價格比較與資訊流用，必須分開思考。

第一個風險：貨主資訊外洩

貨運承攬業者在製作報價時，通常會取得大量與貨主交易有關的資訊。這些資訊可能包括貨名、數量、貨物價格、供應商、買方、交貨地、出貨時程、包裝狀態、溫度條件、危險品資訊、發票資訊及交易條件。

這些並不只是單純的運輸資料。它們可能顯示貨主的商流、銷售策略、採購結構及客戶關係。

如果貨主為了相見積，將同一批資料交給多家貨運承攬業者，這些資訊可以分享到何種範圍、由誰管理，就容易變得不明確。

特別是在貨主之間存在競爭關係、同一產業客戶案件、使用相同海外代理店的案件，或三國間交易中，資訊處理更需要謹慎。即使貨運承攬業者沒有惡意，只是將資訊在公司內外分享，貨主也可能認為重要商業資訊已經外洩。

貨運承攬業者在報價階段取得的資訊

相見積中，貨運承攬業者可能取得以下資訊：

• 貨主名稱、出口者名稱、進口者名稱、交貨地名稱。
• 供應商、買方及最終客戶資訊。
• 貨名、型號、數量、重量、容積及價格。
• 出貨時期、交貨期限、搬入預定日及預定本船資訊。
• Incoterms、付款條件及商流資訊。
• 危險品、溫度管理貨物、高價貨物等取扱資訊。
• 過去事故、索賠、通關問題等資訊。
• 希望路線、希望船公司或希望航空公司。

其中有些資訊是製作正確報價所必需的。但是，因報價需要而取得資訊，並不代表可以不受限制地在公司內外自由分享。

貨運承攬業者應將報價階段取得的資訊，與正式受注案件中的資訊一樣慎重管理。

資訊外洩的發生途徑

資訊外洩並不一定是惡意流出造成的。在實務中，資訊可能透過電子郵件轉送、公司內部共享、向海外代理店詢價、向協力公司確認，或與過去案件比較等日常作業而擴散。

例如，為了取得報價而將貨主名稱或供應商名稱原封不動地傳給海外代理店；將同業其他貨主案件的過去資料作為參考；將見積資料發送給公司內過多負責人等，都是常見情況。

這些行為乍看之下像是一般業務流程。但是，從資訊管理角度來看，仍可能形成風險。

相見積案件未必會正式受注，因此，報價階段取得的資訊可能在未成約的情況下仍留在公司內。即使是沒有受注的案件，貨主資訊、貨物資訊及商流資訊也應適當管理。

第二個風險：報價資訊被流用

相見積中的另一個主要風險，是某一家貨運承攬業者製作的報價資訊，可能透過貨主被另一家服務業者利用。

貨運承攬業者的報價書並不是單純的價格表。它可能反映貨物內容、路線設計、交貨要求、當地情況、船公司或航空公司選擇、港口費用、當地費用、通關與配送條件、free time及特殊貨物處理方法。

在複雜案件中，報價書幾乎具有運輸設計書的功能。如果某一家貨運承攬業者花時間調查的路線、海外代理店確認結果、費用結構及風險整理，被貨主轉交給另一家業者，前一家貨運承攬業者的營業努力與實務 know-how 可能被無償使用。

運輸設計是貨運承攬業者的 know-how

貨運承攬業者的價值，不只是提出低廉運價。真正的價值在於運輸設計能力：使用哪一條路線、選擇哪一家船公司或航空公司、當地委託誰處理、如何安排通關、搬入、國內配送，以及應事先預估哪些費用。

對特殊貨物、危險品、展覽品、溫度管理貨物、納期嚴格貨物、三國間交易而言，運輸設計本身就是重要的實務 know-how。這不是單純的運費比較，而是為了避免事故、抑制追加費用並趕上納期的設計。

如果貨主將某一家貨運承攬業者製作的詳細報價拿給另一家業者，並詢問「能否用這條路線再便宜一些」，原本設計該方案的貨運承攬業者可能受到重大商業不利益。

這類資訊未必在法律上一定能作為智慧財產權受到保護。但是，在貨運承攬實務中，仍可能構成營業 know-how 的重大流用問題。

提出詳細報價前應確認的事項

收到相見積依賴時，貨運承攬業者不應立即提出完整詳細報價。首先應確認該案件的定位。

應確認的事項包括：

• 只是單純價格比較，還是以正式發注為前提的報價。
• 貨主向幾家公司要求報價。
• 選定標準是否只看價格，或也包含服務範圍及應對品質。
• 貨主是否同意不得將提交的報價內容開示給第三方。
• 是否需要向海外代理店或協力公司照會。
• 是否屬於危險品、特殊貨物、溫度管理貨物等需要詳細設計的案件。
• 正式受注前應開示到何種資訊程度。

如果案件需要詳細運輸設計或海外代理店確認，報價製作本身就需要時間與 know-how。此時可以考慮將概算報價與正式報價分開，正式受注後再進行詳細設計，或在進行詳細作業前先確認秘密保持前提。

提出報價前最低限度應約定的條件

在相見積案件中，提出報價前先明確基本條件非常重要。至少應說明資訊處理、使用目的、第三方開示、報價有效期限、費用變動及標準交易條款的適用。

可視情況在報價書或附帶郵件中記載以下條件：

• 本報價以記載的貨物、數量、路線及出貨時期為前提。
• 未經本公司同意，不得將本報價開示、轉送或提供第三方使用。
• 路線、費用結構及當地安排方法，僅限於檢討本報價目的使用。
• 不得將海外代理店名稱及協力公司資訊分享給第三方。
• 報價有效期限經過後，需重新報價。
• 費用、艙位及船期或航班，需於正式受注時再次確認。
• 適用本公司的標準交易條款。

這些文字並不能完全防止所有流用或外洩。但是，至少可以明確告知貨主，報價書並不是可以自由轉送或流用的資料。

對反覆要求相見積的貨主應如何處理

有些貨主每次都要求詳細報價，卻很少正式發注。如果這種情況持續發生，貨運承攬業者應建立明確的應對方針。

例如，如果某貨主過去多次要求詳細報價卻沒有受注，下一次可以只提供概算報價；或在製作詳細報價前確認正式發注可能性；或只在受注可能性較高時才向海外代理店照會。

從營業角度看，維持與貨主的關係很重要。但是，如果貨運承攬業者每次都進行運輸設計，而該資訊只被用作價格交涉材料，公司時間與 know-how 就會被消耗而沒有回報。

是否參與相見積，本身也是一項商業判斷。

收到他社報價時的注意點

貨主有時會將其他公司的報價書轉送過來，並詢問「能不能比這個更便宜」。此時，貨運承攬業者應謹慎處理該文件，不應直接將他社報價作為自社報價的作業基礎。

他社報價中可能包含公司名稱、負責人姓名、報價號碼、船公司、航空公司、海外代理店、費用結構及條件註記。如果不慎在公司內外轉送這些資料，就可能擴散其他公司的營業資訊。

即使收到他社報價，貨運承攬業者也應向貨主重新確認自社報價所需的貨物資訊，並依自社條件製作報價。

如果只是在他社資料基礎上參與降價競爭，未來自社的報價資訊也可能被以同樣方式處理。

公司內部資訊管理規則

相見積處理中，公司內部資訊管理規則非常重要。如果資訊處理完全交由個別負責人判斷，貨主資訊及報價資訊的處理方式可能不一致。

貨運承攬公司至少應就以下事項建立基本規則：

• 報價階段取得的貨主資訊之保存及公司內共享範圍。
• 向海外代理店開示貨主名稱、供應商名稱或買方名稱的基準。
• 向貨主開示海外代理店名稱或協力公司名稱的基準。
• 收到貨主轉來的他社報價時的處理方式。
• 相見積案件的公司內共享範圍。
• 未受注案件的資料管理方法。
• 涉及特殊貨物、危險品、高價貨物的報價審批規則。
• 提出詳細運輸設計前的管理職確認規則。

特別是向海外代理店或協力公司照會時，應檢討是否真的需要開示貨主名稱、供應商名稱或買方名稱。必須區分製作報價所需的資訊，以及沒有必要向外部提供的資訊。

報價書中應加入的注意事項

為防止相見積造成資訊外洩或報價資訊流用，報價書本身的文字也很重要。報價書不應只記載金額及有效期限，也應加入資訊處理相關注意事項。

可使用以下表達：

• “This quotation and its contents are provided solely for use by the party requesting the quotation.”
• “Please do not disclose, forward, copy or use this quotation for any third party without our prior consent.”
• “The routes, cost structure, local arrangement methods and subcontractor information contained in this quotation are based on our transport design.”
• “This quotation does not guarantee final acceptance of the shipment. Costs, space and schedule are subject to reconfirmation at the time of formal order.”
• “Our standard trading conditions shall apply to this transaction.”

報價書的注意事項並非萬能。但是，它可以建立一個基本前提：報價資訊不是可以無限制自由使用的資料。

這對新規貨主、經常要求相見積的貨主，以及需要特殊運輸設計的案件尤其重要。

與標準交易條款及FCR的關係

在相見積階段，當事人之間可能尚未存在基本交易契約或主服務契約。因此，如何適當連結報價書、受注郵件、標準交易條款及FCR，就變得很重要。

報價書中應記載適用貨運承攬業者的標準交易條款。正式受注後，如有需要，也可發行附有標準交易條款的FCR。這有助於明確貨運承攬業者的責任範圍及資訊處理前提。

但是，FCR是表示貨物受領或運輸安排的實務文件，並不能防止報價階段的所有資訊外洩。因此，資訊管理應從報價書、郵件及標準交易條款階段就開始明確化。

實務注意點

在相見積中，貨主可能沒有惡意卻造成資訊流用。從貨主角度看，可能只是「為了比較而轉送資料」、「以相同條件詢問其他公司」。但從貨運承攬業者角度看，貨主資訊或運輸設計可能已被傳到預定範圍外。

貨運承攬業者不應將報價書視為單純價格表，而應視為可能包含自社營業資訊、運輸設計、代理店網絡及實務 know-how 的文件。

特別是正式受注前，應慎重判斷要開示到何種資訊程度。

另一方面，如果開示資訊過少，貨主可能會認為報價不夠親切或不具參考價值。實務上的平衡點，是將報價比較所必要的資訊，與正式受注後才應開示的資訊區分開來。

在概算報價階段，應只提供必要最低限度的資訊；詳細安排資訊則可在正式受注後再分享。

案例：運輸設計被另一家貨運承攬業者流用

某出口案件中，A貨運承攬業者收到貨主的相見積依賴。貨物是需要特殊包裝的機械零件，納期也非常緊。因此，A社向海外代理店確認後，提出了包含使用港口、船公司、海外倉庫、國內配送路線、CFS費用及當地費用的詳細報價。

之後，貨主將A社的報價提示給B貨運承攬業者，並詢問：「能不能用這條路線與條件再便宜一些？」B社參考A社設計的路線及費用結構，提出類似安排但金額較低的報價。最後，貨主向B社正式發注。

對A社而言，問題不只是運費競爭輸掉。更大的問題在於，A社調查並設計的運輸路線、當地安排方法及費用結構，被另一家公司利用。

A社的報價書中，並沒有禁止第三方開示或禁止流用報價資訊的文字。同時，在正式受注前，A社也開示了過多詳細資訊。

在這個案例中，如果A社在報價階段只提出概算條件，並在正式受注後才開示詳細的當地安排資訊，就可能降低運輸設計被流用的風險。

此外，如果報價書中明確記載 “Please do not disclose, forward or use the contents of this quotation for any third party without our prior consent.”，至少可以對貨主進行注意提醒。

問題並不是相見積本身，而是提出報價前的條件設定及資訊開示範圍控制不充分。

重點整理

相見積對貨主而言是合理的比較手段，本身並不是不當行為。但是，在相見積過程中，有兩個重要風險：貨主的商流資訊及貨物資訊外洩，以及貨運承攬業者的運輸設計與報價資訊被其他服務業者流用。

貨運承攬業者應將報價書視為包含營業資訊、運輸設計、代理店網絡及實務 know-how 的文件，而不是單純價格表。

詳細路線、當地費用、海外代理店資訊及特殊貨物處理方法，尤其在正式受注前，應謹慎判斷開示範圍。

報價書中應明確記載有效期限、報價範圍、標準交易條款的適用，以及對第三方開示、轉送、流用的限制。

即使參與相見積，適當的資訊管理與報價條件設定，也是保護貨運承攬業者營業基礎及貨主信賴的基本措施。