報價有效期限屆滿後收到委託時的處理方式

概要

貨運承攬業者的報價書通常會記載「報價有效期限」。這並不是單純的事務性標示。在國際運輸實務中，運費、附加費、匯率、船腹與艙位、港口費用、當地費用等都可能變動，因此報價有效期限是非常重要的交易條件。

如果貨主在報價有效期限內正式委託，貨運承攬業者通常可以依該報價條件進行安排。但是，如果貨主在有效期限屆滿後才下單，貨運承攬業者並不當然需要維持舊報價的金額或條件。

本文從再報價、是否接受委託、費用變更、郵件紀錄及爭議預防的角度，整理貨主在報價有效期限屆滿後才提出委託時，貨運承攬業者應如何處理。

為何需要報價有效期限

國際運輸費用會隨時間變動。海上運費、航空運費、燃油附加費、匯率、港口費用、當地費用、倉庫費、卡車費及通關相關費用等，都可能在報價作成時與實際出貨時不同。

特別是在海上運輸中，船公司運價改定、GRI、PSS、BAF、CAF、緊急附加費、航路壅塞及艙位不足等，都可能使費用在短期間內發生變化。航空運輸中，也可能因旺季、燃油附加費、計費重量、容積及航班空位狀況，而無法依報價時相同條件安排。

因此，貨運承攬業者應在報價書中設定有效期限，並在期限屆滿後重新確認或重新報價。報價有效期限不只是保護貨運承攬業者，也能清楚告知貨主該報價條件有效到何時。

有效期限屆滿後的委託，不代表自動接受舊報價

貨主有時會在報價有效期限屆滿後聯絡貨運承攬業者，表示「請依之前的報價安排」。在這種情況下，貨運承攬業者並不會因此自動以舊報價條件接受該出貨。

如果報價書中已明確記載有效期限，原則上，期限經過後的報價需要重新確認。貨運承攬業者應確認舊報價金額、船期或航班、艙位、附加費、當地費用、free time及可能發生的追加費用後，再判斷是否能接受委託。

實務上常見的風險是，業務或操作負責人認為「應該還可以用之前的報價」，未重新確認就開始安排。如果實際費用已上升，貨主日後可能主張自己是依舊報價下單，導致貨運承攬業者難以請求差額。

首先應確認的事項

在報價有效期限屆滿後收到委託時，貨運承攬業者不應立即進入安排程序，而應先確認以下事項：

• 報價書發行日及報價有效期限。
• 貨主正式委託日。
• 預定出貨日、搬入日及本船或航班預定日。
• 舊報價的適用範圍。
• 海上運費或航空運費是否變更。
• 燃油附加費、匯率及當地費用是否變更。
• 船腹、艙位或航空空位是否仍可取得。
• free time、demurrage、detention條件是否變更。
• 特殊貨物、危險品、溫度管理貨物等條件是否變更。

如果未確認這些事項就接受委託，貨運承攬業者可能需要自行負擔舊報價與目前實際成本之間的差額。特別是報價發行後已經過數週以上，或已跨月時，原則上應以前提重新報價來處理。

原則上應重新報價

如果報價有效期限已經屆滿，基本原則是重新報價。

即使仍能以與舊報價相同的條件安排，也應留下書面紀錄，說明已重新確認舊條件，並且本次出貨可以依相同條件處理。

如果費用已變更，貨運承攬業者應明示與舊報價之間的差額，並在取得貨主承諾後再開始安排。若運費、附加費、當地費用、卡車費或倉庫費發生變更，除了新金額外，也宜簡潔說明變更原因，以避免日後爭議。

重新報價時，應明確記載：

“The previous quotation has expired. We will re-quote based on the current conditions.”

這樣可以清楚告知貨主，之前的報價並非自動繼續有效。

即使可使用舊報價，也應留下紀錄

實務上，即使報價有效期限已屆滿，仍可能剛好可以用舊報價相同金額處理。在這種情況下，也不應完全不說明就接受委託。

貨運承攬業者應以書面留下紀錄，例如：

“The previous quotation has expired. However, for this shipment only, we can proceed under the same conditions.”

這樣可以明確表示，舊報價條件僅限本次出貨適用。

如果沒有留下這類紀錄，貨主日後可能再次拿同一份期限屆滿的報價，主張「上次也用這個金額處理」。因此，例外使用舊報價時，必須明確限定為「本次出貨限り」或「本次委託限り」。

費用已上升時的處理

如果報價有效期限屆滿後費用已經上升，貨運承攬業者不應在未重新確認的情況下，以舊報價接受委託。

貨運承攬業者應向貨主說明，前次報價已超過有效期限，且目前安排條件已有變更，然後提出修正報價。

重要的是，不要只說「價格上漲了」。應盡可能區分是哪一部分發生變化，例如海上運費、燃油附加費、匯率、當地費用、卡車費、倉庫費或特殊作業費等。

即使貨主強烈要求依舊報價處理，貨運承攬業者也不當然有義務吸收差額。如果舊報價已明確記載有效期限，期限屆滿後的委託，原則上應在取得貨主對現行條件的承認後再進行安排。

艙位或船期、航班已變更時

在報價有效期限屆滿後收到委託時，不只是費用，艙位或船期、航班也可能已發生變化。報價時可使用的本船或航班，在正式委託時可能已經滿艙或滿載。

報價書中記載的船期或航班，是報價時點可取得的資訊。如果貨主延後下單，同一船期或航班可能已無法安排。

這在旺季、連休前、港口壅塞時，以及危險品、冷凍冷藏貨物、特殊櫃等案件中尤其重要，因為艙位取得可能較困難。

因此，有效期限屆滿後收到委託時，應同時重新確認費用與船期、航班。可使用以下回覆：

“The schedule stated in the previous quotation was based on information available at that time. We will reconfirm the current space and schedule availability.”

貨主要求立即安排時的處理

有時貨主會說：「先幫我押艙位」、「金額之後再確認」。但是，如果報價已經過期，貨運承攬業者在未確認目前費用與條件的情況下先行安排，日後可能就追加費用由誰負擔發生爭議。

即使案件緊急，貨運承攬業者也應至少取得簡單的書面確認後再進行安排。例如：

“The previous quotation has expired. Costs and conditions may change based on the current arrangement. If any difference or additional charge arises, it will be for your account.”

特別是開始安排後可能產生取消費或實費的作業，例如船腹訂艙、航空艙位確保、卡車安排、倉庫搬入、危險品申請等，沒有貨主承諾就不應先行進行。

報價書中應記載的內容

為了防止報價有效期限屆滿後發生爭議，報價書本身必須清楚。報價書不應只是列出價格，還應記載有效期限、適用前提、除外費用及可能變動的費用項目。

通常應記載以下項目：

• 報價有效期限。
• 預定出貨時期。
• 對象貨物、數量、重量及容積。
• 對象路線及運輸模式。
• 報價中包含的費用。
• 報價中不包含的費用。
• 燃油附加費、匯率及當地費用可能變更。
• 艙位及船期、航班並非保證。
• 是否包含貨物保險。
• 標準交易條款的適用。

特別是以下文字非常有用：

“After expiry of the quotation validity period, a revised quotation shall be required.”

“Costs may change due to changes in shipping line, airline, port, local or other third-party charges.”

與標準交易條款的關係

報價有效期限屆滿後的委託爭議，不只是價格問題。它也可能關係到受注條件、責任範圍、追加費用、取消費、貨物保險以及延誤時責任。

因此，報價書應與貨運承攬業者的標準交易條款相連結。

如果與貨主之間沒有基本交易契約或主服務契約，貨運承攬業者應將報價書、受注確認郵件、FCR及標準交易條款結合使用，以明確責任範圍及費用條件。

如果標準交易條款已適當提示，當有效期限屆滿後收到委託時，關於追加費用、再報價、責任限制、不可抗力及第三方費用轉嫁等事項，也較容易向貨主說明。

公司內部的受注規則

期限屆滿報價的處理，不應完全交由個別負責人判斷。業務負責人可能優先考慮客戶關係，而操作負責人則重視實際成本變動，兩者之間容易產生公司內部認識落差。

貨運承攬公司應建立內部規則，規定報價有效期限屆滿後收到委託時，必須重新報價或取得管理職確認。

這對高價貨物、特殊貨物、危險品、冷凍冷藏貨物、航空貨物及旺季案件尤其重要。這類案件應建立規則，不得在未重新確認的情況下直接依舊報價受注。

此外，也應管理報價號碼及報價版本。對同一案件多次提出報價時，貨主可能依較舊版本下單，因此必須明確哪一份報價是最新有效版本。

實務注意點

貨主在報價有效期限屆滿後才下單時，貨運承攬業者有時會基於維持關係而彈性處理。但是，彈性處理與在條件不明確的情況下接受委託，是不同的事情。

如果可以適用舊報價，應明確以書面記載。若費用或條件已變更，應提出修正報價，並在取得貨主承認後再進行安排。

即使是緊急案件，也應透過郵件確認可能產生差額或追加費用。

處理有效期限屆滿後的委託時，應確認的不只是價格，還包括艙位、船期或航班、free time、當地費用、貨物保險及取消費。如果只看舊報價金額就判斷受注，日後可能產生意外損失。

案例：未重新確認即接受期限屆滿報價而發生爭議

某進口案件中，貨運承攬業者向貨主提出一份包含海上運費、CFS Charge及國內配送費的報價書，並記載有效期限為30天。

40天後，貨主以電子郵件表示：「請依之前的報價安排。」負責人重視與貨主的關係，未重新確認費用，就回覆可以依舊報價條件接受委託。

但是，在報價發行後到正式委託之間，船公司適用了GRI，海上運費已經上升。

貨運承攬業者之後向貨主請求差額時，貨主拒絕支付。貨主主張自己是依報價金額下單，且已收到貨運承攬業者接受委託的郵件。

貨運承攬業者方面，沒有留下任何說明舊報價已過有效期限的郵件，也沒有提出修正報價。結果，貨運承攬業者最後不得不自行負擔差額。

在這個案例中，如果貨運承攬業者在收到委託時回覆：

“The previous quotation has expired. We will reconfirm based on the current conditions.”

就很可能避免該爭議。

問題不只是運費上升本身。核心問題在於，貨運承攬業者未重新確認，就將期限屆滿的報價視為已接受委託條件。

重點整理

報價有效期限是貨運承攬實務中的重要條件。貨主在有效期限屆滿後才下單時，貨運承攬業者不應自動接受舊報價。

貨運承攬業者應在接受委託前，重新確認目前費用、艙位、船期或航班，以及其他追加條件。

即使可以適用舊報價相同條件，也應留下書面紀錄，明確表示該條件只適用於本次出貨。如果費用已變更，應提出修正報價，並在取得貨主承認後再開始安排。

如果曖昧處理期限屆滿報價，貨運承攬業者可能需要自行負擔費用差額或追加費用。將報價書、受注確認郵件、標準交易條款及FCR整合使用，是明確金額、條件及責任範圍的基本措施。